Документы для возмещения по осаго: Документы для оформления страхового случая по ОСАГО и КАСКО

Страховой случай по ОСАГО 🚨 Получить выплаты 🚨 Порядок действий при ДТП

Действия при ДТП

Вопросы по ДТП

Полезная информация

Европротокол

Что такое европротокол?

Европротокол (европейский протокол) — это процедура фиксации ДТП без вызова полиции.

Участники происшествия самостоятельно заполняют извещение о ДТП на специальном бумажном
бланке или в электронном виде через специальное приложение («Помощник ОСАГО»). Кроме того, они могут провести
фотофиксацию происшествия в приложении «Помощник ОСАГО» или «ДТП. Европротокол».
Чтобы воспользоваться приложениями, нужна подтвержденная запись на Госуслугах.

Если извещение было заполнено на бумажном бланке, каждый участник аварии должен в течение 5 рабочих дней
со дня ДТП передать свой экземпляр в свою страховую компанию. Если вы клиент Ингосстраха, вы можете
передать извещение в ближайший офис или направить фото или скан, воспользовавшись приложением IngoMobile.

Если вы заполнили электронное извещение о ДТП, нужно лишь убедиться, что оно доставлено.
Уведомление о доставке придет на e-mail и появится на Госуслугах.

Когда можно оформить европротокол?

Оформить европротокол можно, если одновременно выполнены следующие условия:

  1. В ДТП участвовало только 2 транспортных средства (в том числе с прицепами), и ущерб нанесен только им:
    не причинен вред жизни и здоровью, другое имущество не повреждено

  2. Гражданская ответственность владельцев транспортных средств застрахована по ОСАГО, а водители допущены к управлению

  3. Сумма ущерба не превышает 400 000 ₽

Какой размер возмещения по европротоколу?

  1. Участники аварии не имеют разногласий насчет обстоятельств ДТП, перечня и характера повреждений
    и провели фотофиксацию происшествия через мобильное приложение «ДТП. Европротокол» или «Помощник
    ОСАГО» — лимит 400 000 ₽

  2. Участники аварии не имеют разногласий, но не провели фотофиксацию — лимит 100 000 ₽

  3. Разногласия есть, но фотофиксацию провели — лимит 100 000 ₽

Лимиты возмещения по ОСАГО

Документы

Образцы заявлений

Правила страхования

Правила страхования ОСАГО, действующие с 04.04.2022

Правила страхования ОСАГО, действующие с 29.08.2021

Правила страхования ОСАГО, действующие с 20.11.2020

Правила страхования ОСАГО, действующие с 01.11.2020

Правила страхования ОСАГО, действующие с 05.09.2020

Правила страхования ОСАГО, действующие с 24.08.2020

Правила страхования ОСАГО, действующие с 10.11.2019

Правила страхования ОСАГО, действующие с 06.08.2019

Правила страхования ОСАГО, действующие с 01.06.2018

Правила страхования ОСАГО, действующие с 24. 03.2018

Правила страхования ОСАГО, действующие с 01.01.2018

Правила страхования ОСАГО, действующие с 01.12.2017

Правила страхования ОСАГО, действующие с 20.10.2017

Правила страхования ОСАГО, действующие с 21.05.2017

Правила страхования ОСАГО, действующие с 14.11.2016

Правила страхования Каско для физических лиц

Памятка Е-ОСАГО

Список представителей

Вопросы и ответы

Какие документы нужно предоставить в Ингосстрах для получения страхового возмещения?

  1. Извещение о ДТП — если оно было оформлено на бумажном бланке

  2. Если вызывали сотрудников ГИБДД — протокол, постановление
    об административном правонарушении либо определение об отказе в возбуждении дела об административном правонарушении

  3. Заявление на выплату страхового возмещения

  4. Заверенную в установленном порядке копию документа, удостоверяющего личность заявителя

  5. Свидетельство о регистрации транспортного средства (СТС) или паспорт транспортного средства (ПТС). Если на момент ДТП
    авто было с транзитными номерами, предоставление ПТС или распечатки электронного ПТС обязательно

  6. Если заявление подает представитель выгодоприобретателя — документы, подтверждающие полномочия
    представителя. Например, нотариально заверенная доверенность с правом получения страхового возмещения

  7. Если потерпевший (выгодоприобретатель) несовершеннолетний — согласие органов опеки и попечительства на выплату страхового возмещения его представителю.
    Если заявление за выплату возмещения подает один из родителей, согласия опеки не требуется: нужно только свидетельство о рождении

  8. Банковские реквизиты получателя страхового возмещения.
    Перевод производится на счет собственника поврежденного имущества или на счет лица, имеющего право на страховую выплату

Что такое натуральная форма возмещения вреда?

Это организация и оплата ремонта транспортного средства потерпевшего на станции технического обслуживания
(СТОА) из числа тех, с которыми у Ингосстраха заключены соответствующие договоры

Список СТОА по ОСАГО актуален на дату, указанную в списке. Подробную информацию,
включая критерии приема транспортных средств на ремонт по каждой СТОА,
можно получить в Ингосстрахе при подаче заявления о страховом случае.

Чем электронное извещение о ДТП отличается от бумажного?

Ничем. Но электронное извещение не нужно отвозить в страховую.
Его удобно оформить с помощью мобильного приложения «Помощник ОСАГО».

Для использования приложения у обоих участников ДТП должна быть подтвержденная учетная запись на Госуслугах.

Подробную информацию о заполнении электронного извещения о ДТП можно найти на сайте Российского союза автостраховщиков.

Так же с функциями приложения «Помощник ОСАГО» можно ознакомиться в ролике-инструкции РСА.

Контакт-центр Ингосстраха 8 (495) 956-55-55 (Москва) Для быстрого соединения с оператором, при обращении с места ДТП, в голосовом меню выберите кнопку 1-2. 8 (800) 100-77-55 (Регионы РФ) Для быстрого соединения с оператором при обращении с места страхового события, в голосовом меню выберите кнопку 2-2-1.

Полезные сервисы

Документы

Заявление о наступлении страхового события по договору КАСКО

56.6 Кб

Заявление на выплату страхового возмещения по договору КАСКО

77 Кб

Сообщение о ДТП для урегулирования дела по полису ОСГПО (для Страхователя)

287.4 Кб

Сообщение о ДТП для урегулирования дела по полису ОСГПО (для пострадавшего)

287.5 Кб

Заявление о наступлении события по договору страхования имущества

92 Кб

Заявление на выплату страхового возмещения по договору страхования имущества

78 Кб

Заявление о наступлении события по договору страхования на случай заболевания

96 Кб

Заявление о наступлении события по договору страхования от несчастных случаев

99 Кб

Заявление о наступлении события по договору добровольного медицинского страхования

451. 6 Кб

Уведомление об обстоятельствах ДТП для урегулирования дела по полису «Зеленая карта»

284.2 Кб

Заявление о наступлении события по договору страхования грузов

135.4 Кб

Заявление о наступлении события по договору страхования ответственности перевозчика

127.2 Кб

Заявление на возмещение убытков вследствие повреждения груза по договору страхования грузов

75 Кб

Заявление на возмещение убытков по договору страхования ответственности перевозчика (экспедитора)

75. 5 Кб

Заявление о наступлении события по договору страхования финансовых рисков (для банков)

74 Кб

Заявление о наступлении страхового события по договору ВЗР

89 Кб

Заявление на выплату страхового возмещения по полису ОСАГО

78 Кб

Руководство по сопроводительной документации

Для возмещения расходов на поездки, возмещения расходов на развлечения, переезда и переезда и ваучеров на выплату средств

Независимо от того, подаете ли вы возмещение расходов на развлечения (ENT), возмещение расходов на поездку (TR) или ваучер на выплату средств (DV), вы необходимо отправить подтверждающую документацию для сканирования. Приведенное ниже руководство поможет вам определить, какие квитанции, счета или подтверждения оплаты необходимо предоставить для своевременного возмещения расходов.

Возмещение, как правило, не допускается для покупок, сделанных с помощью подарочной карты, бонусных баллов, предоплаченных карт конкретного поставщика (копии карты, телефонные карты и т. д.), подарочных сертификатов и т. д. Если подтверждение оплаты безналичным способом может предоставляться, например, квитанция о покупке подарочной карты, которая может быть включена в запрос в дополнение к другим квитанциям. Компенсация будет производиться , а не за поездку, забронированную с использованием баллов, заработанных в рамках программ лояльности авиакомпаний, отелей или проката автомобилей, или кредита транспортной/гостеприимной компании.

Содержание
  • Общие типы сопроводительной документации
  • Определение необходимости сканирования подтверждающих документов
  • Вкладка «Сканирование изображений»: сопроводительная документация для DV и TR
  • Необходимые подтверждающие документы по типу расходов
    • Управление путешествиями и развлечениями
    • Ваучеры на выплаты
Справочные руководства:
  • Дополнительные и исключительные разрешения на поездки, деловые встречи и представительские расходы
  • Хранение документов для бухгалтерии
  • Коды причин платежа ваучера на выплату средств

Общие типы подтверждающих документов

Наиболее распространенными типами подтверждающих документов являются квитанции, счета-фактуры и платежные документы. Вот информация, которая должна быть указана на каждом:

Подробная квитанция

Счет-фактура

Подтверждение оплаты

Оригинал документа от продавца с указанием:

  • Имя продавца
  • Дата транзакции
  • Выплаченная сумма
  • Описание приобретенного предмета(ов)
  • Описание дополнительных сборов (налоги, обслуживание, доставка и т. д.)
  • Используемая форма оплаты
    • Кредитная карта
    • Чек

Оригинал документа от продавца с указанием:

  • Имя продавца
  • Дата счета
  • Сумма счета
  • Описание предмета(ов) счета
  • Описание дополнительных сборов (налоги, обслуживание, доставка и т. д.)

Часто требуется вместе со счетом-фактурой. Приемлемыми доказательствами оплаты являются:

  • Квитанция о продаже кредитной карты
  • Ежемесячная выписка по кредитной карте (если у вас нет чека и покупка была совершена с помощью персональной кредитной карты)
  • Чек — ксерокопия погашенного чека (лицевая и оборотная стороны)
  • Квитанция авиакомпании или маршрут с указанием имени путешественника, информации о рейсе, номера билета, суммы авиабилета и формы оплаты
  • Детализированная квитанция о размещении с указанием ежедневных расходов и формы оплаты
  • Квитанция об аренде автомобиля, выдаваемая при возврате автомобиля (пробег/пробег) и форма оплаты
  • Все, что превышает 75 долларов США, требует квитанции
  • Защитите личную информацию вашего путешественника. Перед отправкой документов на сканирование удалите/отредактируйте следующие данные:
    • Номер социального страхования (SSN)
    • Номер водительского удостоверения или удостоверения личности государственного образца
    • Номер паспорта
    • Номер кредитной карты или номер дебетовой карты в сочетании с любым требуемым кодом безопасности, кодом доступа или паролем

Определение необходимости сканирования подтверждающих документов

В таблице ниже перечислены распространенные типы электронных финансовых документов (eDocs), которые можно создавать в финансовой системе Kuali и
указывает, нужно ли сканировать подтверждающие документы для каждого из них.

Тип KFS eDoc

Как обращаться с подтверждающими документами

Ваучеры на выплату (DV)

Подтверждающие документы должны быть представлены вместе с DV. Выберите один из трех вариантов на вкладке «Сканирование изображения» электронного документа, чтобы прикрепить сопроводительную документацию. Подробнее см. инструкции в следующем разделе.

Возмещение командировочных расходов (TR) и возмещение расходов на развлечения (ENT)

Подтверждающие документы должны быть представлены с TR или ENT. Выберите один из трех вариантов на вкладке «Сканирование изображения» электронного документа, чтобы прикрепить сопроводительную документацию. Подробнее см. инструкции в следующем разделе.

Заявка на покупку (REQS)

Сопроводительные документы должны быть приложены в электронном виде в формате PDF (максимум 5 МБ) в разделе примечаний и приложений к заявке. Не отправлять документы на сканирование.

Заказ на поставку (PO)

Сопроводительные документы должны быть приложены в электронном виде в формате PDF (максимум 5 МБ) в разделе примечаний и приложений к заявке. Не отправлять документы на сканирование.

Документ PALcard (PCDO)

Храните сопроводительные документы в своем отделе. Не отправить на сканирование.

Загрузка сопроводительных документов с помощью вкладки «Сканирование изображения»

Вкладка «Сканирование изображения» в документах DV, PREQ и TEM включает три подвкладки для обработки сопроводительных документов. Вы можете использовать одну или любую комбинацию этих опций:

Вы можете использовать эту опцию для прямой загрузки изображений ваших подтверждающих документов в FileNet. Это самый быстрый и надежный способ приложить подтверждающие документы к вашему возмещению. Вот несколько советов:

Если ваши сопроводительные документы были отсканированы в электронный документ TEM или DV, который впоследствии был отклонен, свяжите этот отклоненный документ с новым. В поле этого раздела введите номер отклоненного документа. Примечание. Вы не можете связать DV с электронными документами TEM и наоборот. Связанные электронные документы должны быть из одного модуля.

Просмотр подтверждающих документов

После размещения изображений в FileNet проверьте их качество и четкость. Изображения доступны в FileNet сразу после их загрузки. Файлы изображений отображаются как одна страница изображения.

Если у вас возникли трудности со сканированием или фотографированием документов в цифровой формат, обратитесь в службу поддержки OIT или обратитесь за технической помощью в свое подразделение. Если вы столкнулись с ошибкой при загрузке файла, обратитесь в службу поддержки KFS и приложите снимок экрана с сообщением об ошибке. Документы, находящиеся в узле журнала маршрута «Ожидание сканирования» и содержащие загруженные изображения, будут продвигаться по рабочему процессу только в заданное время пакетной обработки (днем и ночью).

Хранение документов, загруженных в FileNet

Квитанции и другие подтверждающие документы, загруженные в FileNet, считаются оригинальными документами и будут храниться в соответствии с Политикой хранения документов UCOP. В соответствии с политикой UC каждый отдел является ответственным за свои подтверждающие документы. Таким образом, ответственность за определение того, достаточно ли хранения оригиналов документов в FileNet для обеспечения соответствия требованиям, или бумажные записи также следует хранить локально, лежит на отделе. Как минимум, бухгалтерия рекомендует сохранять подтверждающие документы до тех пор, пока документ KFS не станет окончательным, не попадет в бухгалтерскую книгу, не будет выплачен и не будет сверен.

Дополнительную информацию см. в Руководстве по хранению документов для бухгалтерского учета.

Требуемые подтверждающие документы по видам расходов

Для каждого из видов расходов, перечисленных в таблице ниже, вам потребуется отправить указанные подтверждающие документы в службу документов для сканирования или загрузить элементы на вкладку «Сканирование изображений». Эти документы необходимы сотрудникам отдела счетов к оплате для обеспечения соблюдения политик университета, а также различным аудиторам для проведения аудитов. Если у вас нет необходимого документа, вам нужно будет получить исключительное одобрение. Кроме того, имейте в виду, что в вашем отделе могут быть более строгие требования к квитанциям, чем те, которые указаны в следующей таблице.

Организация путешествий и мероприятий

Вид расходов

Тип электронного документа KFS

Необходимая подтверждающая документация

Другие соображения

Командировочные расходы

Компенсация командировочных расходов (TR)

Детализированные поступления с подтверждение оплаты требуется для следующих :

  • Стоимость авиабилета: должен включать номер билета
  • Проживание: гостиничные листы или аналогичная квитанция с датами проживания, стоимостью проживания и налогами
  • Аренда автомобиля: должен включать номер договора аренды, общую стоимость и количество миль въезда/выезда
  • Любые другие расходы, превышающие 75 долларов США
  • Деловая цель/задачи: Деловая цель поездки должна быть четко указана в возмещении командировочных расходов. Повестка дня является предпочтительным способом документирования бизнес-цели. Если повестка дня недоступна или содержит конфиденциальную информацию, подробно опишите характер поездки в разделе «Деловая цель» возмещения, например. что поездка была направлена ​​на общеуниверситетское совещание функциональных офисов, выездное совещание деканов и директоров, расширенное официальное учебное занятие, совещание комитетов, назначенных университетом, или совещание профессиональной ассоциации или другой внешней организации. Отсутствие четкого указания деловой цели поездки представляет собой аудиторский риск для UCI и недопустимо в соответствии с политикой UC, поскольку это приведет к тому, что возмещение будет облагаться подоходным налогом.
  • Пакетные предложения: Пакетные предложения не предусмотрены, если они не разбиты по статьям на все расходы: воздух, автомобиль и отель.
  • Для иностранных граждан: К чековому требованию необходимо приложить следующие заполненные формы:
    • Копия паспорта
    • Копия штампа I-94 на визе
    • Сертификация академической деятельности

Деловые встречи или развлечения

Возмещение расходов на развлечения (ENT)

 

  • Для возмещения сотрудникам суммы в размере 75 долларов США и более, включите либо детализированную квитанцию, либо счет-фактуру с доказательством оплаты. Укажите полные имена гостей, их деловую принадлежность и цель встречи, если речь идет о еде.
  • Для платежей продавцам включите счет-фактуру или детализированную квитанцию.
  • Для аренды помещения или помещения, требуется договор аренды, включая страховой полис и подпись отдела закупок.
  • Все расходы на развлечения требуют четкого описания в разделе примечаний ENT eDoc, в котором указывается, почему расходы были необходимы для завершения деятельности университета.
  • Описание в разделе примечаний должно быть подтверждено вспомогательными документами, такими как повестка дня, брошюра конференции или другая форма с указанием даты и места проведения мероприятия.

Переезд, переселение и поиск жилья

Переезд и переезд

  • Письмо-предложение
  • Исключительное письмо-подтверждение только для академических назначений.
  • Форма расходов на переезд
  • Налоговое соглашение о переселении
  • Подробная квитанция или счет-фактура с подтверждением оплаты.
  • Стоимость авиабилета: должен включать номер билета.
  • Проживание: должен включать справку об отеле или аналогичную квитанцию ​​с указанием дат пребывания, стоимости проживания и налогов.
  • Домашние, личные вещи и другие приемлемые расходы на переезд возмещаются только в размере 50% для академических назначений.
  • Департамент может согласиться оплатить 100% этих расходов, для чего потребуется письменное одобрение в исключительном порядке:
    • Назначенные академические лица: подписаны офисом проректора и исполнительного вице-канцлера.

Ваучеры на выплаты

Вид расходов

Тип электронного документа KFS

Необходимая подтверждающая документация

Другие соображения

Гонорары

Ваучер на выплату средств (DV) с кодом причины E

  • Письмо-приглашение на физическое лицо с указанием даты мероприятия и предлагаемой суммы.
  • Афиша мероприятия.
  • Для иностранных физических лиц , получающих гонорары, требуется следующее:
    • Копия паспорта
    • Заполненная форма информации о леднике
    • Копия формы I-94 (лицевая и оборотная стороны)
    • Визовая наклейка/штамп (в паспорте)
    • Сертификат академической деятельности, форма
  • ВСЕ платежи этой категории требуют дополнительного одобрения декана или уполномоченного лица.

Членство, подписки и взносы

Ваучер на выплату средств (DV) с кодом причины I

 

  • Для платежей продавцам включите заявление с указанием суммы к оплате или счет-фактуру.
  • Для возмещения расходов сотрудникам приложите заявление или счет от продавца с доказательством оплаты.
  • Предпочтительным способом оплаты является PALCard.
  • Информацию о PALCard можно найти на сайте: www.PALCard.uci.edu

Подарки и неденежные вознаграждения

Ваучер на выплату (DV) с кодом причины U

  • Для возмещения расходов сотрудникам, включите детализированную квитанцию ​​ с подтверждением платежа и списком получателей с полными именами.

 

Оплата участникам исследования

Ваучер на выплату средств (DV) с кодом причины C

  • Приложите копию IRB с указанием даты истечения срока действия и подписанную форму подтверждения / заявления участника.
  • Если было установлено, что IRB не требуется, предоставьте письмо-определение о том, что IRB не требуется.
  • Заполненная форма Подтверждение платежей анонимным лицам требуется для возмещения расходов сотруднику , который использовал личные средства .
  • Пожалуйста, не указывайте номера социального страхования.
  • Возмещение, подлежащее выплате сотруднику на общую сумму, подлежащую возмещению, должно быть одобрено PI (если сотрудник является PI, его должен утвердить председатель или декан).
  • Ссылка на политику: http://www.policies.uci.edu/policies/procs/701-03.php

Регистрация Сборы (не связанные с поездками)

Ваучер на выплату (DV) с кодом причины L

  • Для платежей продавцам приложите счет-фактуру или форму заявки на регистрацию.
  • Для возмещения расходов работникам приложить счет или заявление с подтверждением оплаты .
  •   Предпочтительным способом оплаты является PALCard.

Принадлежности и материалы (за исключением продуктов питания и путешествий)

Ваучер на выплату средств (DV) с кодом причины B

 

ПРИМЕЧАНИЕ. Предпочтительными способами оплаты являются PALcard или заказ на покупку (PO).

  • Для возмещения расходов сотрудникам приложите детализированную квитанцию ​​или счет-фактуру с подтверждением оплаты .
  • Подтверждение получателя платежа должно быть подписано получателем платежа и отправлено на сканирование вместе с сопроводительной документацией.
  • PALcard является предпочтительным способом оплаты.
  • Подробное описание приобретенных предметов требуется в разделе примечаний для всех возмещений из кармана.
  • В Объяснение ДОЛЖНО быть включено объяснение того, почему эта покупка не была сделана с использованием надлежащих методов покупки, и срочная необходимость в покупке.
  • Для покупок на сумму более 500 долларов США документ должен быть направлен на одобрение Снехалу Бхатту, директору отдела закупок и управления рисками. Перед маршрутизацией убедитесь, что все утверждения отдела прошли. Рецензенту по бухгалтерскому учету потребуется направить документ по специальному запросу.
  • Расходные материалы, приобретенные для определенного мероприятия, должны быть оформлены в документе о возмещении расходов на развлечения и связаны с любыми другими документами ЛОР для этого мероприятия.

Плата за обучение и обучение сотрудников

Ваучер на выплату средств (DV) с кодом причины P

  • Для платежей продавцам приложите счет-фактуру или форму заявки на регистрацию .
  • Для возмещения расходов сотрудникам включите счет или заявление с подтверждением оплаты .
  • Для возмещения расходов на обучение, включите форму 9 определения налога на помощь работникам в обучении0016

Спонсорство программ

Ваучер на выплату средств (DV) с кодом причины Q

  • Письмо, электронное письмо или счет от организации с запросом на поддержку UC и описанием того, что UC будет поддерживать.
  • Сопроводительное письмо на бланке Университета или Медицинского центра UCI поставщику должно включать:
    • Заявление о том, что взнос/пожертвование сделано «от имени UC»
    • Имя и должность или род занятий получателя должны быть указаны в письме
    • Бизнес-обоснование, описывающее, какую выгоду получит UC от внесения вклада/пожертвования
    • Сумма спонсорства или пожертвования
  • Пример сопроводительного письма
  • Поддержите, спонсируйте или внесите свой вклад в определенную функцию , такую ​​как конференция или образовательное/исследовательское исследование.
  • Платежи должны производиться только непосредственно продавцу (никогда как возмещение из кармана).
  • ВСЕ платежи этой категории требуют одобрения в исключительном порядке.
  • Платежи по этому варианту могут подлежать налогообложению, если получатель платежа не является корпорацией.

 

Остались вопросы по сопроводительной документации?

Для получения помощи по любой из вышеперечисленных сведений, пожалуйста, обращайтесь в отдел кредиторской задолженности по адресу [email protected].

Бесплатная форма возмещения расходов сотрудников — PDF

Обновлено 13 июля 2022 г.

Форма для возмещения расходов сотрудников представляет собой стандартизированный шаблон, который сотрудник может использовать для отчета о расходах, уплаченных от имени компании для получения возмещения. Точные суммы, подлежащие возмещению, будут строго согласованы между работодателем и работником. Преимущество использования стандартной формы для сбора такой информации заключается в постоянстве наличия одних и тех же фрагментов информации в одних и тех же областях документа независимо от того, какой Сотрудник отправляет ее.

Большинство бухгалтерских отделов сочтут такой уровень организации эффективным и простым в использовании, когда придет время обрабатывать представленную информацию. Отделы, выдающие эту форму, будут пользоваться установленной базовой структурой, поскольку она позволит им быстро и легко редактировать категории в соответствии с политикой компании с помощью соответствующей программы.

Пробег (IRS) Возмещение — Строго за пробег в соответствии с текущими ставками IRS.

Как возместить себе расходы

Самостоятельное возмещение расходов компании — это процесс, который включает в себя сбор квитанций в Интернете или в бумажной форме и представление их работодателю в надежде на возмещение. Как правило, эти расходы возникают в процессе ведения какой-либо деятельности, связанной с бизнесом, чаще всего это расходы на проезд, проживание и питание.

Шаг 1. Что считается «расходом»

Полный список того, что считается «расходом» в соответствии с Налоговой службой (IRS), можно найти в форме 1040 (приложение C). ) Часть II. Наиболее распространенные виды расходов, которые оплачиваются работниками, требующими возмещения:

  • Реклама – Расходы, связанные с рекламой бизнеса или деятельности сотрудников;
  • Товары для офиса – такие как ручки, бумага, картриджи для принтеров и т. д.;
  • Ремонт и техническое обслуживание – Для оборудования или коммунальных услуг, используемых в бизнесе;
  • Налоги – такие как дорожные сборы, налоги с продаж и т. д.;
  • Поездки – Проживание, развлечения, питание, аренда транспортных средств; и
  • Коммунальные услуги — Счета за сотовую связь, подписка на программное обеспечение и т. д.

Вышеупомянутые виды расходов разрешено списывать на расходы компании в соответствии с правилами IRS, хотя это не гарантирует, что компания возместит расходы работнику.

Шаг 2. Сохраняйте квитанции

Работодатели обычно требуют документацию требований о возмещении расходов, поэтому квитанции за разрешенные покупки следует сохранять и подавать вместе с формой возмещения. Хотя может быть невозможно доказать пробег, квитанции за бензин и дорожные сборы обычно достаточно хороши. Если вы проезжаете значительное расстояние, вы также можете распечатать и отправить маршруты с онлайн-картографического сайта, такого как Google Maps, чтобы проверить пройденное расстояние. Обратите внимание, что IRS устанавливает стандартные ставки возмещения расходов на пробег.

Вся надежда не потеряна, если вы выбросили квитанции. Большинство банков размещают записи об операциях с кредитными или дебетовыми картами в Интернете. Войдите в свой сайт онлайн-банкинга и проверьте раздел активности учетной записи, чтобы найти электронные записи о покупках.

Шаг 3. Классификация расходов

Используйте форму для возмещения расходов работникам (скачать), чтобы правильно классифицировать расходы. Важно максимально подробно перечислить платеж:

  • Дата ;
  • Метод – Кредитная карта, наличные, чек и т. д.; и
  • Назначение и описание .

Подсчитайте общую сумму и отправьте ее непосредственно работодателю или в соответствующий отдел.

Шаг 4 – Возмещение расходов

Большинство работодателей имеют 30-дневную программу возмещения расходов, если только компания не выплачивает возмещение немедленно. Сотруднику, возможно, придется также представить дополнительные документы в соответствии с политикой компании. После этого работнику должен быть выдан необлагаемый налогом чек на общую сумму расходов.

Как долго я должен хранить записи о расходах?

В соответствии с правилами IRS все отчеты о расходах должны храниться в течение трех (3) лет работодателем и работником. Поэтому физический чек требуется для всех расходов, которые оплачиваются наличными. Если сотрудник представил компании необходимые квитанции и документы, то он будет нести ответственность за предоставление их в IRS, если будет проведена проверка.

Как написать

1 – Форма, используемая для получения возмещения, доступна для скачивания здесь

Этот шаблон предназначен для большинства ситуаций, когда Работник должен официально документировать свои расходы, чтобы получить компенсацию от своего Работодателя. Здесь следует указывать только те расходы, которые имеют право на получение такого вознаграждения, и настоятельно рекомендуется, чтобы и работодатель, и работник четко определили, какие товары или услуги подлежат возмещению. Вы можете использовать любую из кнопок надписей, связанных с изображением предварительного просмотра, чтобы загрузить копию этого шаблона в формате (Adobe PDF, Microsoft Word (.docx), Open Document Text (.odt)), совместимом с вашей машиной.

2 – Предоставьте некоторую стандартную информацию в заголовок

Заголовок, используемый для этой формы, содержит некоторые основные сведения о работнике и работодателе. Введите имя, отчество и фамилию сотрудника, претендующего на вознаграждение, в пустую строку с надписью «Имя». Затем в пустой строке непосредственно под ней запишите официальную «Должность», которую Сотрудник имеет у Работодателя.

Укажите полное наименование «Работодателя» в третьей пустой строке заголовка. Если наименованием работодателя является корпорация или подобное юридическое лицо, обязательно включите все применимые суффиксы, считающиеся частью наименования юридического лица.

3 – Детализируйте все расходы, которые должны быть возмещены плательщику

В первой области этого документа будет представлена ​​таблица, в которой вы можете в сжатой форме перечислить Коммерческие расходы сотрудников. В эту таблицу включены четыре строки, чтобы вы могли сообщить о четырех отдельных расходах. Если их больше четырех, то вы можете либо добавить больше строк с совместимым программным обеспечением, либо приложить баланс этого отчета в виде отдельного документа. Начните с ввода календарной даты покупки, совершенной Сотрудником, в столбце под названием «Дата расходов».

Затем во второй колонке («Способ оплаты») и в той же строке укажите, как Сотрудник оплатил данную покупку. То есть, было ли это оплачено из собственных денег Работника или с использованием Бизнес-счета или Корпоративной карты. Наконец, используйте третью колонку, озаглавленную «Цель расходов», чтобы указать причину, по которой Сотрудник должен был совершить Покупку, за которую он или она требует возмещения.

4 – Предоставить сводный отчет о возмещаемых расходах

В следующей представленной здесь таблице под названием «Сводка расходов» будет запрашиваться дополнительная информация о расходах, которая может потребовать дополнительной информации. По возможности следите за тем, чтобы даты и номера строк расходов, о которых сообщается в обеих таблицах, соответствовали друг другу. Было предоставлено несколько столбцов, чтобы можно было представить более подробный отчет (при необходимости).

В первом столбце с заголовком «Описание (дата, подробности и т. д.)» требуется указать дату и расходы на сотрудников, а также описание (т. е. имя/номер учетной записи клиента). Если места недостаточно, столбец можно расширить соответствующей программой или добавить в ячейку больше строк. Если вы работаете с печатной копией, вы можете продолжить любую необходимую информацию в приложении с соответствующей маркировкой.

Следующие несколько столбцов были предоставлены, чтобы вы могли указать точную сумму в долларах, которую Сотрудник потратил на «Воздушный / железнодорожный проезд», «Наземный транспорт» (наземный транспорт, такой как такси), «Проживание», «Питание», и другие.» Если есть разные расходы, которые указаны в разделе «Прочее», убедитесь, что они указаны постатейно. Используйте последнюю строку («Итог отчета о расходах») для документирования общей суммы расходов сотрудников по каждому из столбцов. Последний столбец «Всего» будет принимать сумму всех расходов, указанных в предыдущих пяти столбцах, о которых только что сообщалось. Добавьте эту сумму по горизонтали, чтобы общая сумма, потраченная на определенную календарную дату (в первом столбце), отображалась в первых четырех строках, а общая сумма расходов по каждому столбцу отображалась в пятой строке.

5 – Проверьте эти факты, затем отправьте на утверждение

Конец этой формы зарезервирован для подписи сторон, непосредственно участвующих в ее подаче и утверждении. После того, как поле для подписи под выделенным жирным шрифтом словом «Я подтверждаю, что это действительные деловые расходы» будет удовлетворено соответствующими сторонами, эта форма должна быть передана в Департамент или отдельному лицу, которое рассмотрит и утвердит этот документ.

Первая Подписавшаяся сторона, Сотрудник, должна будет подписать пустую строку с пометкой «Подпись возмещения/владельца карты». Ниже этого Сотрудник должен указать свое имя в строке «Возмещение/имя владельца карты».

Лицо, которое физически ввело информацию в этот шаблон, должно напечатать свое имя в пустой строке с надписью «Подготовлено (печать)», а затем ввести дату заполнения этой формы.

Leave a Reply